4 заметки с тегом

Управление проектами

Закрывай окна браузера, чисти рабочий стол в конце дня

Мы в IT-Agency за основу управления личным временем берём дорофеевские «Джедайские техники». Тема очень большая и многогранная, но сейчас хочу рассказать о том как снижаю тревогу по «а вдруг я что-то забыл».

В конце рабочего дня у меня есть ежедневная рутина:

И три пункта из этой рутины — это про очистку «дополнительных инбоксов»:

  1. Я закрываю все окна браузера. Если какое-то окно браузера не хочу закрыть, то скорее всего там хранится задача. Тогда фиксирую её как отдельную задачу и окно закрываю. И так пока все окна не будут закрыты.
  2. Я удаляю все файлы с рабочего стола и из папки Temp. Если какой-то файл я не готов удалить, значит это файл от проекта → нужно его перенести в папку проекта. Или за этим файлом стоит задача, которую нужно сделать → тогда пишу задачу в Инбокс Сингулярити (такс-трекер).
  3. Прохожусь по слаку и по почте (хотя это и не написано) и архивирую все письма. Если есть какой-то тред, где есть моя задача, или меня отметили, то пишу задачу на следующий день со ссылкой на этот тред или письмо.

Эта практика значительно для меня снижает тревожность. Я не переживаю за то, что что-то забыл или кого-то подвёл.

Как в IT-Agency мы ведем еженедельный план-факт

В IT-Agency есть правило, что мы созваниваемся с клиентом еженедельно, и рассказываем ему о результатах выполненных работ и планах на следующую неделю. В агентстве есть ценность «открытость», поэтому в план-факте обязательно должны быть ссылки на итоги работы или на артефакты (файл-загрузки, исходники и т. п.).

Ниже будет ссылка на пример такого еженедельного план-факта. В зависимости от проекта план-факт меняется. Автор такого оформления план-факта: Илья Кузнецов, ведущий джедай.

В чем главная задача такого план-факта?

Каждую неделю мы обещаем сделать определенные задачи. Поэтому они записываются как план, на следующую неделю. А через неделю они переносятся, как «что планировали» и «что по итогу сделали». Это позволяет команде держать ответственность, а команде клиента видеть все результаты и объемы работ, которые проделывает команда.

Если задачу не сделали, придётся написать причину почему так произошло. Обычно такое происходит редко, если задачу нельзя выполнить, в течении недели клиент об этом узнает (к примеру, была блокирующая задача, в которой возникли проблемы).

В план-факте обязательно есть ссылки на выполненную работу или артефакты. Поэтому клиент сможет даже через год найти документ (либо через поиск по документу, либо через поиск по гугл диску). Даже если клиент от нас ушёл, мы сохраняем все файлы, т. к. они могут понадобится через несколько лет. Это снимает с клиента тревогу, что что-то потеряется, если они прекратят с нами сотрудничество.

В документе мы обязательно оставляем ссылки на основные файлы или папки (отчёты, где хранятся документы, где хранятся баннеры, где хранятся исходники и т. п.).

После встречи (во время встречи можем внести изменения в файл → добавить новые задачи), мы высылаем итоги встречи в виде план-факта за неделю. Таким образом, даже если ЛПР не присутствовал на встрече, у него всегда есть понимание как идут дела с проектом и он в любой момент может посмотреть отчёты.

Ссылка на файл:
https://docs.google.com/document/d/10CTkqEuwkSMWJKizNyfA6IeDSXYeb0HjNSTgTEL5IdU/edit#

Все публикации доступны в моем телеграме, подписывайтесь.

18 дн   Менеджмент   Управление проектами

Как выработать процесс, чтоб цели достигались

Скоро новый год, и хочу поговорить об актуальной для всех проблеме: ставлю цели, а они нихера не сбываются. В последние 2 года практикую немного другую систему, которую подсмотрел в двух книжках: «Атомные привычки» Джемса Клира и ”How to Fail at Almost Everything and Still Win Big: Kind of the Story of My Life” by Scott Adams (на русском «Теория везения»).

🞿 Постановка целей сама по себе не работает. Выполнение цели зависит не от самой постановки цели, а от процесса достижения результата. Нужно обращать внимание на процесс, как систему, а не на цель.

🞿 Можно поставить желаемый результат, к которому можно стремиться (выиграть олимпийские игры для спортсмена), но это будет лишь «путеводной звездой» с которой можно сверяться, чтоб спросить себя «А туда ли я иду?».

🞿 Важно создавать систему или привычки, которые постепенно двигают тебя к той самой «путеводной звездой», и раз в 2 недели сверяться, есть ли прогресс. Если прогресса нет, то немного изменять систему (процесс), и через 2 недели опять проверять, все ли ок.

🞿 Цель должна быть интересной, иначе ты забьешь на неё. Клёво, если от самого процесса ты получаешь удовольствие (радость).

🞿 Привычка формируется по модели: Стимул → Желание → Реакция → Вознаграждение. Без вознаграждения привычка не оформится. Без стимула о привычке будешь забывать.

🞿 Маленькие изменения круче, чем большие и сложные. Потому что от маленьких изменений мы получаем результат быстрее.

🞿 Скорость достижения цели зависит от интереса и объема потраченного времени на процесс. Есть исключения: обучение и спорт, после 2х часов в день эффективность резко падает.

🞿 Если цель зависит от команды, то маленькие изменения надо применять на команду и их комфорт. Большие изменения не работают и отторгаются коллективом.

🞿 Важно чувствовать себя победителем каждый день/каждую неделю, поэтому важно отслеживать прогресс (стал ли я ближе к главной цели).

🞿 Провалы будут. Навыки, знания, насмотренность и опыт снижают процент провалов. Важно не отчаиваться от провалов, а делать ретроспективу и переходить к следующей гипотезе.

Несколько моих историй:
🞿 Плавание: приходил в плавание просто научиться плавать кролем. Проплывал километр за 30:26 минут. Больших целей в плавании не ставил. Важным было не пропускать занятия и получать удовольствие от каждого занятия, полностью выполнять упражнения тренера. Итог, километр плыву за 20:46 и вижу как к февралю можно выплыть за 20 минут. То есть, я концентрировался на процессе и поддержания интереса к этому процессу, а не на результат. О 20 минут на километр я и мечтать в сентябре 2021 года не мог.

🞿 Похудение: концентрировался на процессе, много экспериментировал. В итоге эмпирическим путём вычислил что работают: учёт калорий, тренировки, приём пищи с 50% овощей на тарелке и 25% белка и 25% круп. Овощи и крупы дают насыщение, а белок закрывает суточную потребность белка. Так же для меня хорошо работали приём витамина D3 и Омега-3.

🞿 Увеличение портфеля на работе: даже в этом году портфель вырос на 36%. Смотрел как можно увеличивать LTV. Как повысить доходность и маржинальность. Передавал процессы ведения проекта своей команде. При этом в этом году слишком много невезло, хотя и удачных действий было достаточно. Следующий год будет сложнее, буду совершенствовать процессы на первой линии, так как с ведением проектов всё ок.

Все публикации дублирую в ТГ: https://t.me/marketingformoney

1 мес   Личная эффективность   Прогресс   Управление проектами   Цели
Ранее Ctrl + ↓