Я сторонник техники «пустого инбокса». У меня есть утренняя и вечерняя рутина, где я использую эту технику

Утренняя рутина

1. Захожу в рабочую почту и перебираю письма. Я открываю самое последнее письмо, и если там нет задачи, то архивирую его. Автоматически мне Gmail подсовывает следующее письмо.
2. Если в письме есть задача, то записываю её в планировщик Singularity, в папку «Входящие». К задаче прикрепляю ссылку на письмо. А само письмо архивирую.
3. Если письмо с интересным чтивом (рассылка, обучение и т. п.), то пересылаю это письмо на ящик Omnivore.app. Когда у меня будет время для чтения или обучения, я прочту это чтиво. Само письмо архивирую.
4. Аналогично поступаю и с личным ящиком.
5. В итоге в планировщике у меня образуется несколько задач, которые нужно сделать. Часть из них можно делегировать. С частью работать нужно мне. Сегодня или когда-то.

Вечерняя рутина

1. Аналогично утренней рутине прохожу по почтовым ящикам.
2. Закрываю все вкладки браузера. Если какую-то вкладку браузера не хочется закрывать → там либо интересный контент, либо задача. Задачу добавляю в планировщик. Контент добавляю в Omnivore через плагин.
3. После того как браузер был закрыт, закрываю остальные программы. Если есть задачи или вспоминаю о задаче, то добавляю её в планировщик.
4. Каждый день я веду записи в блокноте или в Obsidian. К примеру, запись со встречи с клиентом. Там могут находиться интересные штуки, идеи или задачи. Все это переношу в планировщик или в Omnivore (если есть ссылка).
5. После того как все закрыто, я прохожусь по рабочему столу и удаляю все файлы, которые там остались, или переношу их в папки проектов, или в архив. Если есть задачи, то записываю их в планировщик.

В итоге у меня образуется пул задач, которые нужно будет делать на следующий день. Мне не нужно ничего вспоминать, это всё храниться в планировщике или в omnivore. Захотел почитать что-то интересное → открыл Omnivore, сел работать — открыл планировщик.

Мы в IT-Agency за основу управления личным временем берём дорофеевские «Джедайские техники». Тема очень большая и многогранная, но сейчас хочу рассказать о том как снижаю тревогу по «а вдруг я что-то забыл».

В конце рабочего дня у меня есть ежедневная рутина:

И три пункта из этой рутины — это про очистку «дополнительных инбоксов»:

1. Я закрываю все окна браузера. Если какое-то окно браузера не хочу закрыть, то скорее всего там хранится задача. Тогда фиксирую её как отдельную задачу и окно закрываю. И так пока все окна не будут закрыты.
2. Я удаляю все файлы с рабочего стола и из папки Temp. Если какой-то файл я не готов удалить, значит это файл от проекта → нужно его перенести в папку проекта. Или за этим файлом стоит задача, которую нужно сделать → тогда пишу задачу в Инбокс Сингулярити (такс-трекер).
3. Прохожусь по слаку и по почте (хотя это и не написано) и архивирую все письма. Если есть какой-то тред, где есть моя задача, или меня отметили, то пишу задачу на следующий день со ссылкой на этот тред или письмо.

Эта практика значительно для меня снижает тревожность. Я не переживаю за то, что что-то забыл или кого-то подвёл.