За 9 лет удаленной работы (2 года фриланс и 7 лет в IT-Agency) я научился поддерживать порядок, чтоб ничего у меня не терялось. О некоторых привычках я уже тут рассказывал. Сейчас хочу рассказать об основных привычках:

1. Веду ежедневные заметки — использую для этого обычный блокнот и дневные заметки в Obsidian. Записываю туда структуры встреч (что будем обсуждать на встрече, о чём не стоит забыть, какие задачи закрыть на встрече), итоги встречи (о чем сказал клиент, какие новые задачи появились), мысли по статьям, заметки, наброски постов.

2. Добавляю задачи в таск-трекер перед тем как что-то делать. Как только появляется задача записываю в таск-трекер, или в ежедневную заметку, а потом по окончанию встречи в таск-трекер. Если кому-то что-то пообещал → записал, чтоб об этом вспомнить. Включил подписку, за день до окончания задаю себе вопрос, а нужно ли отключать.

3. Закрываю все окна браузера. незакрытые окна браузера — это задачи или статьи, которые хочу когда-то в будущем прочесть. Если не могу сразу закрыть окно браузера, то записываю задачу в таск-трекер или сохраняю статью в Omnivore.

4. Удаляю все файлы, которые есть на рабочем столе. Обычно это документы, которые нужно было пересылать в течении дня. К примеру, счет и акт для клиента. Если не готов удалять, значит этот файл нужно поместить в определенную папку проекта или закинуть на личный диск (в папку проекта или в архив).

5. Отправляю в архив все email. Если что-то не архивирую → там задача. Записываю её в таск-трекер со ссылкой на gmail, и архивирую.

6. Держу порядок на диске. У меня на Яндекс-Диске и на PC структура PARA — Project, Area, Resources и Archive. Все что касается текущих проектов, уходит в Project (к примеру, поездка в Питер в 2024 году; или новый клиентский проект), всё что касается постоянных активностей (к примеру, плавание, здоровье) заношу в Area. Все что касается дополнительной информации уходит в Resources (книжки, записи семинаров). А Архив, это то что когда-то было полезным, а теперь я вряд ли к этому вернусь.

7. Ежемесячные, еженедельные и ежедневные обзоры. Каждый день в конце дня я просматриваю задачи, которые не завершил и планирую их на другие дни. Смотрю в календарь на следующий день. Вспоминаю текущий день. Смотрю в ежедневную заметку. Еженедельно прохожу то, что что-то сломалось в течении недели с точки зрения порядка. Ежемесячно подбиваю все счета, и выгружаю отчёты в архив, чтоб потом легче было найти если что-то сломается.

Такие простые привычки значительно облегчают жизнь и избавляют меня от бесконечных мыслей, а вдруг я что-то забыл, перед сном.

Самый лучший совет по повышению продуктивности, который можно дать любому специалисту: «Просто запиши задачу, а потом её выполняй».

Если хотите меньше забывать, меньше беспокоится и стрессовать, то начните с освоения этой привычки.

Когда к нам кто-то приходит, и дает задачу, то не стоит её сразу же выполнять. Вначале стоит записать её в планировщик. А после можно её выполнять. Почему это так важно?

Потому что мы можем не осознавать сколько лишней работы можем делать в течении дня. Если не записывать задачи, то нет возможности понять как автоматизировать процессы или делегировать простую работу другому человеку.

Когда начнете на автомате это делать, можно переходить к другим делам: планирование дня, недели, месяца; проектная сортировка; «зеленые» задачи и прочее.

Я читаю в дороге или перед сном. В день получается от 30 до 2 часов времени на чтение или обучения. Читаю все что нашёл для себя интересным: блоги, книги, телеграм-каналы (иногда смотрю видео или слушаю подкасты).

Даже если в течении дня я никуда не уходил, у меня почти всегда есть 30-60 минут перед сном. С юношества я приобрел привычку: люблю читать перед сном, это помогает мне заснуть. Теперь, когда не уставший, использую эту привычку перед сном.

В течении дня, если я натыкаюсь на материал, который хочу прочитать, то добавляю его в Omnivore. А в конце дня у меня уже есть контент, который можно прочитать.

Omnivore.app — это бесплатная утилита для сохранения контента. В браузере есть кнопка сохранения, понравилась статья → нажимаю эту кнопку. Если с телефона, нажимаю поделиться и кликаю на иконку Omnivore. Если это письмо (к примеру, рассылка), то отправляю на специальный email. Утилита бесплатная.

Как это мне помогает?
Я не трачу время на чтение в течении рабочего дня. Я знаю, что смогу это прочитать в то время, когда мне это наиболее удобнее. Поэтому эффект FOMO для меня не наступает (Fear of missing opportunity, с англ: Страх упустить возможность).